O mês de janeiro é decisivo para a boa condução das atividades ao longo do ano nas unidades da SSVP. É nesse período que presidentes, diretores, secretários, tesoureiros e demais responsáveis precisam alinhar rotinas, reforçar compromissos e organizar a parte administrativa, espiritual e formativa, garantindo segurança, transparência e fidelidade ao carisma vicentino.
Para orientar esse processo, ouvimos Jean de Morais Araújo, 1º vice-presidente do Conselho Nacional do Brasil (CNB), Willian Dimas da Silva Alves, Coordenador Nacional da Ecafo (Escola de Capacitação Antônio Frederico Ozanam), e Vera Lucia dos Santos e Santos, atual Coordenadora Nacional dos Projetos Sociais e ex-1ª Secretária no mandato 2022/2026, com ampla experiência na gestão burocrática das unidades vicentinas.
As orientações reforçam que organização, formação e transparência não são opcionais: fazem parte do compromisso vicentino.
Jean chama a atenção para um desafio recorrente no início do ano: a redução do ritmo das atividades por conta das chamadas “férias de verão”.
“No começo do ano, o ritmo do país muda. Muitas pessoas só pensam em viagens, folgas e descansos. Até a Igreja reduz sua intensidade em alguns lugares. Tudo isso impacta a SSVP, principalmente pela diminuição da presença nas reuniões”, alerta.
Diante disso, ele reforça que não existe recesso na vida vicentina. A principal ação dos presidentes deve ser assegurar que as reuniões aconteçam com normalidade, ainda que com frequência menor.
“Sem férias, nem folgas, nem recessos. Esse é um dos maiores desafios da SSVP: lutar contra aquilo que se acha normal, mas que não é.”
Além da manutenção das reuniões, é fundamental que cada membro da diretoria cumpra suas funções desde o início do ano: o secretário garantindo atas organizadas e disponíveis, o tesoureiro mantendo o controle financeiro e os coordenadores cuidando para que suas comissões estejam ativas.
Para Jean, um dos pontos mais importantes da organização inicial é a elaboração de um Calendário de Atividades: “ter um calendário claro do que se fará e quando é o maior passo para uma boa organização anual de uma unidade vicentina.”
Esse planejamento deve envolver não apenas as Conferências, mas também os Conselhos e seus órgãos, como Ecafo, Denor, Coordenações de Jovens, CCA’s e Departamento Missionário. Trabalhar “de qualquer jeito”, segundo ele, gera desorganização, ações erráticas e prejuízos para toda a Sociedade.
Na área da secretaria, Vera aponta que uma das maiores fragilidades das unidades vicentinas hoje é o descumprimento da Instrução Normativa: “o que está sendo negligenciado por várias unidades é a Instrução Normativa, que muitos insistem em não seguir.”
Ela reforça que o documento é claro quanto à redação das atas e ao uso dos modelos padronizados, criados justamente para facilitar o trabalho dos secretários. “É importante seguir os modelos elaborados e, quando houver dificuldade, procurar as secretárias do CNB.”
A boa organização da documentação é ainda mais essencial nos momentos de transição de cargos. “Quando acontece a troca do secretário ou secretária, é fundamental que haja uma transição completa, organizada, de quem está saindo para quem está entrando.”
Segundo Vera, escrever atas com zelo é também escrever a história da unidade vicentina: “precisamos ter zelo pelo trabalho da SSVP. As atas registram nossa história e precisam ser feitas com organização.”
Ela destaca que a padronização contribui para a clareza e a transparência das decisões, além de refletir a identidade institucional da SSVP: “quando qualquer pessoa lê uma ata, precisa perceber o quanto a SSVP é organizada, o quão bonito e seguro é o trabalho vicentino. Isso mostra que somos uma Associação estruturada.”
No site da SSVP, é possível encontrar os diferentes Modelos de Atas e também formações específicas para secretários.
Do ponto de vista da Ecafo, o início do ano exige uma preparação integral. Willian explica que essa preparação deve unir espiritualidade, consciência do serviço e abertura para o aprendizado: “recomenda-se que o vicentino reforce sua vida espiritual, relembre o sentido da vocação vicentina e se disponha interiormente à formação.”
Janeiro não é, necessariamente, um mês de formações intensivas, mas sim de diagnóstico e planejamento. A orientação é que os Conselhos realizem análises da realidade local, identifiquem necessidades formativas e iniciem o planejamento anual, com apoio da Ecafo.
Em casos de mudança de diretoria, formações introdutórias e de alinhamento de missão tornam-se ainda mais importantes.
Willian destaca que não existe um modelo único ou obrigatório de periodicidade. Cada Conselho deve definir sua programação conforme a própria realidade. No entanto, dois módulos devem ocorrer com mais frequência, conforme a Regra:
As formações devem ser permanentes, aproveitando inclusive as reuniões das Conferências para momentos formativos breves, além de encontros mais estruturados de forma trimestral, semestral ou anual.
A responsabilidade direta pela organização das formações é sempre dos Conselhos, em seus respectivos níveis, com a Ecafo atuando como apoio, orientação e estruturação dos conteúdos.
A formação vicentina não deve ser restrita às lideranças: “formar apenas dirigentes enfraquece o corpo vicentino como um todo”, afirma Willian.
Embora algumas formações sejam específicas para dirigentes, a maioria deve ser aberta a todos os vicentinos, independentemente do tempo de caminhada, incluindo também os funcionários das unidades.
As formações da Ecafo devem ser acolhedoras, participativas e conectadas à realidade: “nada de aula chata. Devem ser momentos de troca de experiências, com criatividade, sem perder a essência.”
Dinâmicas, jogos, músicas, partilhas, debates e outras metodologias são incentivadas. Em todas as formações, o momento de espiritualidade é indispensável, sempre enraizado no carisma vicentino.
Para evitar que o estudo seja apenas teórico, Willian orienta que cada encontro gere compromissos práticos e reflexões sobre o impacto do conteúdo no serviço aos Pobres: “quando o conteúdo transforma atitudes, relações e o serviço, a Ecafo cumpre plenamente sua missão.”
Na área financeira, Jean reforça que a prestação de contas é um compromisso ético, moral e institucional: “a SSVP não está desobrigada de cumprir normas legais e administrativas. Pelo contrário.”
O Livro de Caixa é fundamental tanto para a comunicação externa quanto interna da SSVP. Ele garante transparência para os próprios membros e para toda a hierarquia vicentina.
Diante da diversidade de modelos utilizados e dos erros recorrentes, o CNB criou um modelo padronizado de Livro de Caixa, de uso imediato, com orientações detalhadas para preenchimento. O responsável direto pelo Livro de Caixa é o Tesoureiro, conforme determina a Regra.
Jean alerta para práticas incorretas que precisam ser corrigidas, como a ausência de registros formais ou a apresentação financeira apenas mensal nas Conferências. A Regra é clara: a situação do caixa deve ser apresentada em todas as reuniões, com discriminação das receitas, comprovação das despesas e documentos correspondentes.
“Não é apenas falar o saldo. É apresentar tudo o que entrou e saiu, com clareza.”
Os dados estatísticos de toda a SSVP no Brasil chegam ao Conselho Nacional do Brasil de forma indireta e organizada, respeitando a estrutura hierárquica da Sociedade. As Conferências não enviam informações diretamente ao CNB.
As informações são consolidados a partir do correto preenchimento e entrega dos Mapas Mensais de atividades e financeiros por todas as unidades vicentinas. O processo segue uma cadeia estruturada: das Conferências para os Conselhos Particulares; destes para os Conselhos Centrais; em seguida para os Conselhos Metropolitanos, que então encaminham os dados consolidados ao Conselho Nacional.
Segundo Jean, isso vai além do cumprimento de normas administrativas e legais, trata-se também de uma exigência moral e ética. Em grande parte do país, a SSVP administra recursos que não são gerados exclusivamente por suas próprias fontes, mas provenientes de terceiros, como doadores, benfeitores, instituições públicas e privadas, organizações religiosas ou não.
Por isso, sempre que a SSVP promove campanhas ou solicita apoio financeiro, assume automaticamente o dever de prestar contas de forma clara, correta e transparente. Essa prática é essencial para preservar a credibilidade da Sociedade.
A organização no mês de janeiro não é apenas uma questão administrativa. Ela reflete o compromisso da SSVP com a transparência, a formação contínua e a fidelidade ao carisma vicentino. Cuidar bem das unidades é também cuidar da missão, do serviço aos Pobres e da credibilidade construída ao longo de décadas.
Começar o ano bem organizado é dar um passo seguro para viver, ao longo de todo o ano, uma SSVP mais estruturada, formativa e fiel à sua vocação.
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