Os Segredos de um(a) Bom(a) Secretário(a) de Conferência

O que é ser um(a) secretário(a) de conferência?

Ser secretário(a) de uma conferência é assumir o papel de guardião(ã) da história daquela unidade vicentina. Essa é uma missão que vai além de organizar atas ou arquivos: é sobre eternizar as ações e os projetos realizados, garantindo que as futuras gerações conheçam o legado deixado.

“Tudo que se escreve em uma ata fica registrado para muitas gerações futuras, eternizando as ações realizadas pela unidade vicentina e servindo como testemunha por meio de documentos assinados e, muitas vezes, registrados”, explica Vera Lúcia dos Santos e Santos, 1ª Secretária do Conselho Nacional do Brasil (CNB).

A função exige dedicação, atenção aos detalhes, organização e, acima de tudo, zelo.

Como se torna secretário(a) de uma conferência?

O secretário ou secretária é nomeado(a) pelo presidente da unidade vicentina. Para assumir o cargo, é necessário estar disposto(a) a aprender a redigir atas e outros documentos e ter gosto pela escrita. É uma oportunidade de contribuir de forma significativa para o funcionamento e a memória da SSVP.

As principais responsabilidades do(a) secretário(a)

De acordo com a Regra Vicentina (Artigo 130), o(a) secretário(a) tem uma série de atribuições fundamentais para o bom funcionamento da conferência. Entre elas:

• organizar e supervisionar os trabalhos da secretaria: manter documentos atualizados e garantir o funcionamento dos processos administrativos.
• redigir e ler as atas das reuniões: registrar de forma clara as decisões e os acontecimentos da conferência.
• zelar pelos livros de atas: preservar os registros históricos da unidade com cuidado.
• manter cadastros organizados: famílias assistidas, benfeitores, doadores e membros da conferência devem estar registrados e atualizados.
• apoiar a gestão financeira: mencionar valores em caixa nas atas e colaborar com o tesoureiro na elaboração de mapas financeiros e estatísticos.
• auxiliar na comunicação oficial: enviar correspondências e arquivar os documentos recebidos.

Além disso, o(a) secretário(a) está na linha de sucessão da unidade, assumindo a liderança na ausência do presidente e dos vice-presidentes.

Experiência que inspira

Vera Lúcia, que hoje exerce a função de 1ª Secretária do CNB, compartilha sua trajetória na SSVP: “estou como secretária nesse mandato no Conselho Nacional, mas já atuei em diversas unidades. Não sei exatamente quanto tempo ao todo, pois sou vicentina há 44 anos e já estive como secretária de conferência, de conselho particular e de obra unida.”

Para ela, o aprendizado mais valioso foi entender a importância de registrar bem as atividades da SSVP. “A ata é um documento essencial, primordial para a Sociedade de São Vicente de Paulo. Além disso, é fundamental conhecer e cumprir a Regra e os documentos regulamentares”, ressalta.

Vera Lúcia também deixa um recado para os vicentinos interessados na função: “que sejam zelosos e dedicados! Conheçam a Regra e a Instrução Normativa sobre secretaria. Registrem com carinho todas as ações da unidade. Essa função vai muito além de apenas escrever: é sobre garantir que a história vicentina continue viva e inspirando as futuras gerações.”