Atenção, secretários (as)! Confira dicas importantes

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Consócias Juliana (segunda-secretária) e Leni (primeira-secretária)

Todos os cargos nas funções de diretorias das Unidades Vicentinas são importantes. O bom funcionamento de cada um permite que o trabalho da Sociedade de São Vicente de Paulo (SSVP) seja organizado e eficiente. Dentre eles, estão os secretários (as) de Conferências ou Conselhos. Cabe a estes zelosos vicentinos o papel de cuidar da história da instituição, registrando em atas os principais acontecimentos.

Recentemente, o Conselho Nacional do Brasil (CNB) divulgou a Instrução Normativa (IN) de Secretaria. Este é um importante documento para auxiliar os confrades e consócias a exercerem bem a função a eles confiada. Além de lerem e aplicarem as informações contidas na IN, é fundamental que os (as) secretários amem o que fazem, explica a consócia Leni do Carmo, primeira-secretária nacional. “Este amar implica em gostar de ler, ter responsabilidade com o que se passa nas reuniões, ter conhecimento dos deveres e competências que lhe cabem”.

A consócia Leni recomenda ainda o conhecimento e a concentração. “O secretário deve ter conhecimento dos pontos essenciais para elaborar uma boa ata, visto que alguns detalhes – às vezes considerados simples – são essenciais para a leitura da ata. É preciso ter concentração para não se perder a essência do relato”, explica a primeira-secretária.

INCREMENTO

Uma outra dica aos secretários de Unidades Vicentinas é que eles sejam organizados, mantendo atualizados os cadastros de membros e assistidos, inclusive, com as datas de aniversários dos mesmos. Desta forma, torna-se possível a realização de confraternizações.

Também é dever dos vicentinos em cargo de secretaria cuidar das correspondências recebidas levando-as ao conhecimento dos membros, bem como providenciar respostas as que se fizerem necessárias. E ainda colaborar com o presidente nas variadas ações que ele precisará desempenhar, como consta na Regra.

COLABORAÇÃO

A consócia Leni pede que os vicentinos tenham total atenção ao desenrolar das reuniões vicentinas, fazendo todas as anotações necessárias. “A má redação de uma ata pode acontecer por falta de atenção e zelo do secretário e da colaboração dos relatores da reunião. A não cooperação dos relatores em entregar por escrito suas notícias, dificulta muito a eficiência dos trabalhos do (a) secretário (a)”, conclui.

 

Fonte: Redação do SSVPBRASIL

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